運営に関するお知らせ

皆さん、こんにちは。代表のみりんです。

この度、サークル運営体制の拡充をすることになりました。

サークルが誕生してから1年が経過し、サークルが大きくなったことで、従来の方法ではサークル運営が困難な状況になったため、現在の状況および今後益々サークルが大きくなった際の状況に対応できる環境整備を行うことにしました。

前々から少しずつそれを行ってきましたが、代表には活動日以外の日もほぼ毎日サークル業務があり、完了に至らずにここまでやってきて、ついにサークル運営が困難な状況まで来ました。そこで、環境整備に時間を費やすため、当面の間は以下の通り、運営を変更します。

まず、LINE応対時間を短縮します。従前は月・火・金の9:00～19:00としていましたが、月数日程度の9:00～19:00にすることにしました。応対日は決まり次第、LINEの投稿に記載します。今までと異なり、活動日前日や当日の活動関連の連絡には応対できません。欠席連絡は今までと同様に4日前までにお願いします。欠席連絡への返信は当日までに間に合わない場合がありますが、そのまま欠席してください。今までと同様に無断欠席はしないでください。

次に、参加募集スケジュールを早めることにします。参加募集開始時期は従来より1ヵ月程度早めます。活動日程は次々月の予定まで掲示します。参加表明では一度に複数の日の受付が可能です。予定が決まりましたら、お早めに参加表明をお願いします。最近では、活動日直後に次の週の参加表明が殺到し、満員になる傾向があります。4日前までならいつでも取消可能でペナルティーもありませんので、日数に余裕をもって参加表明をしてもらえると大変ありがたいです。

あとは、前日リマインドとして、活動日前日に参加者のみへLINE配信を行っていましたが、今後は行いません。活動日を忘れて欠席する人が０に等しいので、前日リマインドの意義は薄いと考えての判断です。恐らくこれで困る人はいないと思います。

運営の変更点は以上です。最後に、環境整備の内容ですが、集金のキャッシュレス化や参加予約システムの自動化のような業務効率化を主に考えています。その他にも、サークルのメンバーが増えたため、より活動を充実させていきたいと考えています。現状、メンバーが各々で練習することが活動の大半になっていますが、今後はサークル内で練習試合や講習会といった技術向上のためのイベントを増やしたり、希望者を集めて対外試合に出場したり、交流会を行ったりできたらいいなと考えています。

サークル運営に協力してくれるメンバーを随時募集しています。上記のような業務効率化やイベントに協力してくれる、またはチーム結成して対外試合に出場したいなどサークル運営に参加することに興味がある方は、LINEで連絡してください。できる限り本人の興味に沿う形で手伝いをしてもらえたらと考えています。